一、｢內部控制｣、｢辦事細則｣及｢分層負責｣文件提出新增、修正或廢止作業說明如下：附件於109/12/16以PIS寄送
(一)請各單位承辦人檢視所屬文件，若與現行執行作業不符或異動時，請提出修正，使得相關聯之文件內容一致。
(二)本學期增設新單位｢進修部｣，應新增｢內部控制｣、｢辦事細則｣及｢分層負責｣文件。
(三)因稽核需改善，應修正｢內部控制｣(含流程圖)，另同步修正｢辦事細則｣及｢分層負責｣文件，相關單位說明如下：
1.招生服務處招生服務中心：5-1-22轉學招生作業、5-1-23上游學校宣導作業、5-1-24四技申請入學作業、5-1-27研究所招生作業、5-1-29高中職策略聯盟作業、5-1-44招生策略作業及5-1-45入學管道分析作業7件。
2.學務處生輔組：5-2-33學生宿舍學輔活動申請作業及5-2-35賃居校外學生輔導作業。
3.總務處事務組：4-2-2動產之購置作業。
4.總務處營繕組：5-3-2設施(備)增修與維護管理執行作業。
5.總務處保管組：5-3-4物品管理作業。
二、查閱文件之步驟由PIS資訊系統登入→校務行政服務→行政支援區→辦事暨內控文件管理→文件維護項下有四件(內部控制、辦事細則、分層負責及文件關聯報表)文件資料。
三、檢附相關資料說明如下：
(一)110年度內控辦事分層新增、修正及廢止｢彙總表｣。
(二)110年度內控辦事分層新增、修正及廢止｢對照表｣。
(三)修正內部控制流程圖時，請依格式｢複製｣圖形使用。
(四)提供內控辦事分層參考｢範例｣。
(五)內控辦事分層｢移轉申請表｣。
四、請單位秘書或負責人或院助理為彙整窗口，110年1月6日(三)中午前完成上傳作業，其步驟由PIS資訊系統登入→校務行政→秘書系統→內部控制與稽核資料庫→上傳其他資料→選擇｢110年內控辦事分層新增、修正及廢止｢彙總表｣上傳及｢110年內控辦事分層新增、修正及廢止｢對照表｣上傳。
五、另請印出｢彙總表｣及｢對照表｣或｢移轉申請表｣紙本，由承辦人及一、二級主管確認其內容後於表下核章，110年1月7日(四)前送交秘書室稽核組。
六、本次所提之新增、修正及廢止內控文件，行政程序需經內控委員會議及行政會議討論通過後，再行通知有關單位至系統線上更新內控等相關文件。
敬祝平安順利
秘書室稽核組109/12/16敬啟